소규모 매장 재고관리 엑셀 양식 구성법: 품절과 과잉재고 줄이기

소규모 매장 운영의 성패를 결정하는 재고관리의 기술

작은 매장을 운영하다 보면 이상하게도 잘 팔리는 물건은 꼭 필요할 때 떨어지고, 잘 안 팔리는 물건은 창고 한쪽에 계속 쌓이는 경우가 생깁니다.

처음에는 그냥 “다음에는 조금 더 많이 주문해야지” 혹은 “이건 언젠가는 팔리겠지” 하고 넘어가기 쉽습니다.

그런데 이런 일이 반복되면 생각보다 돈이 많이 묶입니다.

저도 재고관리라는 말을 예전에는 단순히 물건 개수를 세는 일 정도로 생각했습니다. 하지만 조금 자세히 들여다보니 재고는 결국 현금이 물건의 형태로 바뀌어 있는 것과 비슷하다는 생각이 들었습니다.

100만 원어치 물건을 사서 창고에 넣어두었다면 그 물건이 팔리기 전까지는 사실상 100만 원을 자유롭게 사용할 수 없는 셈입니다.

반대로 손님이 찾는 물건이 없어서 판매하지 못한다면 돈을 벌 수 있었던 기회를 놓치게 됩니다.

결국 재고관리는 많이 쌓아두는 것도, 최대한 적게 가져가는 것도 정답이 아닙니다.

필요할 때 필요한 만큼 가지고 있는 상태를 만드는 것.

저는 그게 재고관리의 핵심이라고 생각합니다.

재고관리를 꼭 비싼 프로그램으로 해야 할까?

재고관리라고 하면 POS 시스템이나 전문 프로그램부터 떠올리는 경우가 많습니다.

물론 상품 종류가 많거나 여러 매장을 운영한다면 전문 시스템이 필요할 수도 있습니다.

하지만 상품 수가 많지 않은 소규모 매장이라면 처음부터 거창한 프로그램을 도입할 필요는 없다고 봅니다.

엑셀이나 구글 스프레드시트만으로도 충분히 시작할 수 있습니다.

오히려 처음에는 기능보다 매일 기록하는 습관을 만드는 것이 더 중요합니다.

아무리 좋은 프로그램을 사용해도 입고와 판매 기록이 제대로 들어가지 않으면 결국 숫자는 틀어지기 때문입니다.

처음 만드는 재고관리표에는 무엇을 넣어야 할까?

처음 재고관리표를 만들 때 이것저것 넣다 보면 항목이 너무 많아질 수 있습니다.

저라면 일단 꼭 필요한 항목부터 시작할 것 같습니다.

• 상품 코드
• 상품명
• 입고 수량
• 출고 수량
• 현재 재고
• 적정 재고
• 발주 기준 수량
• 매입 단가
• 재고 금액

이 정도만 있어도 기본적인 재고 흐름은 확인할 수 있습니다.

예를 들어 상품 A의 기존 재고가 20개이고 오늘 10개가 들어왔다면 총 30개입니다.

그중 8개가 판매됐다면 현재 재고는 22개가 됩니다.

계산 자체는 별것 아닙니다.

그런데 이런 기록이 한 달, 두 달 쌓이기 시작하면 단순한 숫자가 아니라 꽤 유용한 정보가 됩니다.

“이 제품은 일주일에 평균 몇 개가 팔리는지”, “언제쯤 다시 주문해야 하는지”를 조금씩 알 수 있기 때문입니다.

발주를 감으로 하는 것이 위험한 이유

매장을 운영하다 보면 경험이 쌓이면서 자연스럽게 감이 생길 것 같습니다.

“이 정도 남았으면 슬슬 주문해야겠는데?”

이런 판단이 가능해지는 겁니다.

문제는 바쁜 날이나 계절이 바뀌는 시기입니다.

평소에는 하루에 2개 팔리던 상품이 갑자기 5개씩 팔릴 수도 있고, 거래처 배송이 늦어질 수도 있습니다.

그래서 저는 감을 완전히 무시할 필요는 없지만 숫자와 함께 보는 편이 훨씬 안전하다고 생각합니다.

예를 들어 어떤 상품이 하루 평균 2개씩 판매되고 주문 후 입고까지 3일이 걸린다고 가정해보겠습니다.

입고를 기다리는 동안 약 6개가 판매될 가능성이 있습니다.

그렇다면 재고가 딱 6개 남았을 때 주문하면 조금 불안합니다.

배송이 하루만 늦거나 갑자기 판매량이 늘면 바로 품절될 수 있기 때문입니다.

그래서 여기에 여유분을 조금 더 두고 발주 기준을 정할 수 있습니다.

예를 들어 8개나 9개 정도 남았을 때 주문하는 방식입니다.

처음에는 이렇게 정해놓고 실제 판매량을 보면서 계속 수정하면 됩니다.

중요한 것은 처음부터 완벽한 숫자를 만드는 것이 아니라 내 매장에 맞는 기준을 찾아가는 것이라고 생각합니다.

잘 팔리는 상품보다 안 팔리는 상품을 먼저 봐야 할 때도 있다

재고표를 만들면 대부분 잘 팔리는 상품부터 확인하게 됩니다.

물론 중요한 정보입니다.

그런데 저는 어느 순간부터 잘 안 팔리는 상품도 똑같이 중요하다고 생각하게 됐습니다.

잘 팔리는 상품은 어차피 돈으로 다시 돌아올 가능성이 높습니다.

문제는 창고에 몇 달 동안 그대로 있는 상품입니다.

예를 들어 5만 원짜리 상품 20개가 석 달 동안 거의 팔리지 않고 있다면 100만 원이 계속 재고로 묶여 있는 셈입니다.

그 돈이 현금이었다면 다른 인기 상품을 추가로 구매하거나 광고비, 월세, 공과금 등에 사용할 수도 있습니다.

이렇게 생각하면 악성 재고가 왜 부담인지 조금 더 현실적으로 느껴집니다.

그래서 재고를 볼 때 저는 이런 질문을 해보는 것이 좋다고 생각합니다.

“이 물건은 마지막으로 언제 팔렸지?”

한 달, 두 달, 석 달 동안 움직이지 않는 상품이 있다면 이유를 살펴봐야 합니다.

가격이 문제인지, 진열 위치가 문제인지, 아예 손님이 찾지 않는 상품인지 확인하는 겁니다.

오래된 재고는 무조건 버려야 할까?

잘 안 팔리는 상품을 발견했다고 바로 폐기하거나 헐값에 판매하는 것도 좋은 방법은 아닐 수 있습니다.

우선 판매 방법을 바꿔볼 수 있습니다.

인기 상품과 묶어서 세트로 구성할 수도 있고, 진열 위치를 바꾸거나 일정 기간 할인 판매를 할 수도 있습니다.

계절 상품이라면 다음 시즌까지 보관할 가치가 있는지도 따져봐야 합니다.

다만 “언젠가는 팔리겠지”라는 생각 하나로 계속 보관하는 것은 조심해야 합니다.

저도 물건을 버리는 것이 아까워서 오래 가지고 있는 편인데, 사업에서는 그 습관이 오히려 비용이 될 수 있겠다는 생각이 듭니다.

보관 공간도 비용이고, 물건이 오래될수록 파손이나 변질 가능성도 생기기 때문입니다.

그래서 재고를 정리할 때는 과거에 얼마를 주고 샀는가보다 앞으로 실제로 팔릴 가능성이 있는가를 보는 편이 더 현실적입니다.

엑셀에서 꼭 복잡한 기능까지 사용할 필요는 없다

재고관리 엑셀을 검색하다 보면 화려한 양식이 정말 많습니다.

그래프도 있고 자동 계산도 되고, 버튼 하나를 누르면 발주 목록까지 만들어지는 파일도 있습니다.

처음에는 저도 그런 파일이 좋아 보였습니다.

그런데 막상 직접 관리한다고 생각하면 오히려 너무 복잡한 양식은 오래 사용하기 어려울 것 같습니다.

재고관리표는 결국 매일 또는 자주 열어봐야 하는 파일입니다.

사용하기 불편하면 금방 손이 가지 않게 됩니다.

그래서 처음에는 정말 단순하게 만들어도 괜찮습니다.

상품명, 입고, 출고, 현재 재고 정도만 관리하다가 필요해질 때 발주점이나 재고 금액 같은 항목을 추가하면 됩니다.

저는 이런 방식이 오히려 현실적이라고 생각합니다.

좋은 재고관리표는 기능이 많은 표가 아니라 계속 사용하게 되는 표이기 때문입니다.

조건부 서식 하나만 사용해도 꽤 편해진다

엑셀을 조금 익숙하게 사용한다면 조건부 서식 기능은 꽤 유용합니다.

예를 들어 현재 재고가 발주 기준보다 적어졌을 때 셀에 자동으로 표시가 나타나도록 설정할 수 있습니다.

그러면 매번 상품을 하나씩 확인할 필요가 없습니다.

아침에 파일을 열었을 때 발주가 필요한 상품만 바로 찾을 수 있습니다.

저라면 처음부터 복잡한 자동화보다는 이런 기능 하나부터 적용할 것 같습니다.

작은 기능이지만 실제로 매일 사용한다면 시간도 꽤 절약될 것 같습니다.

전산 재고와 실제 재고가 왜 다를까?

재고관리에서 가장 당황스러운 순간은 엑셀에는 10개가 있다고 나오는데 실제로 세어보니 8개밖에 없는 경우일 것 같습니다.

이상하지만 이런 차이는 생각보다 쉽게 생깁니다.

판매 기록이 누락될 수도 있고, 상품이 파손됐는데 기록하지 않았을 수도 있습니다.

직원이 사용했거나 샘플로 제공한 상품이 빠질 수도 있습니다.

그래서 아무리 기록을 잘하더라도 가끔은 실제 물건을 직접 세어보는 과정이 필요합니다.

흔히 재고 실사라고 합니다.

매일 모든 제품을 셀 필요까지는 없더라도 일정한 주기를 정해서 전산 수량과 실제 수량을 비교하는 것이 좋습니다.

예를 들어 한 달에 한 번 정도 전체 재고를 확인할 수도 있고, 상품이 많다면 매주 카테고리를 나누어 점검할 수도 있습니다.

저는 여기서 한 가지가 중요하다고 생각합니다.

수량이 틀렸을 때 단순히 엑셀 숫자만 실제 수량에 맞춰 수정하고 끝내면 원인을 알 수 없습니다.

왜 2개가 부족했는지 한번 생각해봐야 합니다.

기록 누락이 반복되는지, 파손이 잦은지 원인을 찾아야 같은 문제가 다시 생기는 것을 줄일 수 있습니다.

POS가 있는데 엑셀까지 필요할까?

POS를 사용하는 매장이라면 굳이 엑셀까지 해야 하나 싶을 수 있습니다.

저도 처음에는 그렇게 생각했습니다.

판매 내역이 모두 POS에 남는데 이중으로 관리하는 것처럼 느껴질 수 있기 때문입니다.

하지만 역할을 조금 다르게 보면 이해하기 쉽습니다.

POS가 무엇이 얼마나 팔렸는지를 기록하는 도구라면, 엑셀은 그 데이터를 가지고 사장님이 직접 판단하기 위한 도구로 사용할 수 있습니다.

예를 들어 판매 데이터를 엑셀로 옮긴 뒤 최근 3개월 판매량을 비교해볼 수 있습니다.

어떤 상품의 판매가 늘었는지, 어떤 상품이 갑자기 줄었는지도 확인할 수 있습니다.

다만 POS 자체에서 필요한 재고 분석 기능을 충분히 제공하고 있다면 굳이 엑셀을 이중으로 관리할 필요는 없다고 생각합니다.

도구를 하나 더 사용하는 것이 목적이 아니라 내가 필요한 정보를 쉽게 확인하는 것이 목적이기 때문입니다.

재고가 많으면 품절 걱정이 없으니 좋은 것 아닐까?

처음에는 저도 그렇게 생각하기 쉽다고 봅니다.

물건이 많으면 손님이 왔을 때 바로 판매할 수 있으니 마음은 편합니다.

하지만 문제는 돈입니다.

예를 들어 매장 통장에 1,000만 원이 있었는데 상품을 대량 구매하면서 700만 원을 사용했다고 해보겠습니다.

장부상으로는 700만 원이 사라진 것이 아니라 재고라는 자산으로 바뀐 것입니다.

하지만 월세나 카드값을 낼 때 그 상품으로 결제할 수는 없습니다.

결국 판매되기 전까지는 현금이 묶여 있는 셈입니다.

이런 관점에서 보면 재고관리와 현금흐름 관리는 완전히 별개의 이야기가 아니라는 생각이 듭니다.

필요 이상으로 많은 물건을 구매하면 매장은 상품으로 가득 차지만 정작 통장에는 돈이 부족해질 수도 있습니다.

장사가 잘될수록 재고관리가 더 중요해지는 이유

재고관리는 장사가 안될 때만 필요한 것처럼 느껴질 수 있습니다.

하지만 오히려 잘 팔릴 때 더 중요할 수도 있습니다.

하루에 한두 개 판매되는 상품이 하루 동안 품절되는 것과 하루에 30개씩 판매되는 인기 상품이 하루 동안 품절되는 것은 손실 규모가 다르기 때문입니다.

특히 인기 상품이 품절되면 단순히 그 상품 하나만 못 파는 것으로 끝나지 않을 수도 있습니다.

그 상품을 사러 왔던 고객이 다른 매장으로 갈 수도 있습니다.

그래서 판매량이 늘어날수록 재고가 언제 떨어질지 조금 더 정확하게 예상할 필요가 있습니다.

반대로 잘 팔린다고 너무 많은 물량을 한꺼번에 주문하는 것도 조심해야 합니다.

유행이나 계절에 따라 판매량이 갑자기 줄어들 수도 있기 때문입니다.

결국 잘되는 상품도 판매 속도와 입고 속도의 균형을 맞추는 것이 중요합니다.

하루 10분 기록이 의외로 큰 차이를 만든다

재고관리를 완벽하게 하려다 보면 오히려 시작하기 어렵습니다.

저라면 처음에는 하루 마감 후 10분 정도만 정해놓고 기록할 것 같습니다.

오늘 들어온 물건이 무엇인지 확인하고, 판매 또는 폐기된 수량을 반영하고, 재고가 부족한 상품이 있는지 살펴보는 정도입니다.

처음에는 별것 아닌 기록처럼 느껴질 수 있습니다.

그런데 한 달 정도 자료가 쌓이면 조금씩 패턴이 보이기 시작합니다.

“이 제품은 주말에 많이 나가는구나.”

“이 상품은 생각보다 회전이 느리네.”

“이 정도 남았을 때 주문하면 항상 하루 정도 부족하구나.”

이런 정보는 머릿속 기억만으로는 정확하게 알기 어렵습니다.

기록이 있어야 확인할 수 있습니다.

결국 재고관리는 물건이 아니라 돈을 관리하는 일이다

재고관리라는 말을 들으면 창고부터 떠올리기 쉽습니다.

몇 개 남았는지 세고, 부족하면 주문하는 일이 전부처럼 보입니다.

하지만 조금 다르게 생각하면 결국 돈의 흐름을 관리하는 일입니다.

상품을 너무 많이 사면 현금이 재고에 묶입니다.

너무 적게 사면 판매할 기회를 놓칩니다.

잘 안 팔리는 상품을 계속 가지고 있으면 새로운 상품을 들여놓을 공간과 자금이 부족해집니다.

그래서 저는 재고관리를 잘한다는 것이 단순히 숫자를 정확하게 맞추는 것만을 의미하지 않는다고 생각합니다.

어떤 물건에 내 돈이 묶여 있고, 어떤 물건이 빠르게 현금으로 돌아오고 있는지를 아는 것.

그게 더 중요한 것 같습니다.

처음부터 거창하게 시작할 필요도 없습니다.

오늘 매장에 있는 상품 가운데 가장 잘 팔리는 상품 5개와 가장 오래 남아 있는 상품 5개만 골라봐도 좋습니다.

그리고 각각 몇 개가 남았는지, 최근 얼마나 팔렸는지를 적어보는 겁니다.

저라면 거기에서 시작할 것 같습니다.

재고표의 숫자가 며칠 쌓인다고 갑자기 매출이 두 배가 되지는 않을 겁니다.

하지만 그 숫자를 계속 보다 보면 무엇을 더 주문해야 하고, 무엇을 덜 사야 하는지는 분명 이전보다 잘 보이게 됩니다.

결국 작은 매장일수록 한정된 돈을 어디에 묶어둘 것인지가 중요합니다.

창고에 물건만 가득한 매장보다, 필요한 상품이 적절하게 돌면서 다시 현금으로 돌아오는 매장이 훨씬 건강한 매장에 가깝지 않을까 생각합니다.