5인 이상 사업장의 해고 서면통지: 사유와 시기를 어떻게 관리할까?

직원 해고를 말로만 통보해도 될까? 5인 이상 사업장의 서면통지 기준

직원과 더 이상 함께 일하기 어렵다는 판단이 들 때가 있을 수 있습니다.

지각이나 결근이 반복될 수도 있고, 업무상 문제가 계속 생길 수도 있습니다.

사업이 어려워져 인력을 줄여야 하는 상황도 있을 수 있습니다.

이런 상황에서 사장님이 직원에게,

“이번 달까지만 일해주세요.”

라고 이야기하면 그 순간 해고 절차가 끝난다고 생각하기 쉽습니다.

저라도 처음에는 그냥 말로 정확하게 알려주면 되는 것 아닌가 하는 생각이 들 것 같습니다.

그런데 상시근로자 5인 이상 사업장에서는 그렇게 단순하지 않습니다.

현행 근로기준법 제27조는 사용자가 근로자를 해고하려면 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지해야 하고, 그렇게 서면으로 통지해야 해고의 효력이 발생한다고 규정합니다. (법제처)

결국 5인 이상 사업장에서는,

“왜 해고하는지”

그리고

“언제 근로관계가 끝나는지”

를 근로자가 확인할 수 있는 문서로 남겨야 한다는 뜻입니다.

해고통지서는 그냥 회사 내부 서류가 아니다

처음에는 해고통지서를 회사에서 보관하는 행정문서 정도로 생각할 수도 있습니다.

하지만 법에서 서면통지를 요구하는 이유는 조금 다릅니다.

대법원은 해고사유와 시기를 서면으로 통지하도록 한 취지에 대해, 사용자가 해고 결정을 신중하게 하도록 하고 해고가 있었는지, 언제였는지, 이유가 무엇인지를 분명하게 만들어 이후 분쟁을 해결하기 쉽게 하며 근로자도 해고에 대응할 수 있도록 하기 위한 것이라고 설명합니다. (대법원 사이트)

저는 이 설명을 보고 해고통지서를 이렇게 이해하는 게 가장 쉽다고 생각합니다.

“사업주에게는 해고 이유를 다시 한번 정리하게 만드는 문서이고, 직원에게는 왜 직장을 잃게 되는지 알려주는 문서.”

그래서 단순히 형식을 갖추기 위해 한 장 만들어주는 것과는 의미가 조금 다릅니다.

5인 이상 사업장인지부터 먼저 확인해야 한다

여기에서 중요한 전제가 하나 있습니다.

근로기준법은 원칙적으로 상시 5명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용됩니다.

그래서 해고 문제를 검토할 때는,

“지금 출근한 직원이 몇 명인가?”

만 보는 것이 아니라 앞서 정리했던 상시근로자 수 기준을 확인해야 합니다.

평소 직원이 네 명인데 단기 아르바이트가 한 명 들어왔다고 해서 단순히 오늘부터 무조건 5인 이상이라고 결론 내리는 방식은 정확하지 않을 수 있습니다.

반대로 특정 날에는 네 명만 출근한다고 해서 무조건 5인 미만이라고 볼 수도 없습니다.

저라면 해고를 검토하기 전에 먼저 상시근로자 산정자료부터 확인할 것 같습니다.

왜냐하면 이 기준에 따라 적용되는 해고 규정의 범위가 달라질 수 있기 때문입니다.

5인 이상이면 ‘정당한 이유’도 확인해야 한다

상시 5인 이상 사업장에서 중요한 것은 서면통지만이 아닙니다.

근로기준법 제23조 제1항은 사용자가 정당한 이유 없이 근로자를 해고하지 못하도록 정하고 있습니다. 현행 법에도 제23조부터 해고 제한 규정이 이어지고 있습니다. (법제처)

그래서 저는,

“서면으로 써주기만 하면 해고할 수 있다.”

라고 이해하면 안 된다고 생각합니다.

서면통지는 절차입니다.

그보다 앞에는 해고할 만한 정당한 이유가 있는가라는 문제가 있습니다.

즉,

해고 이유가 정당한가

와

그 이유와 날짜를 서면으로 제대로 통지했는가

는 서로 다른 질문입니다.

둘 다 확인해야 합니다.

직원이 일을 못한다고 바로 해고할 수 있을까?

현장에서 가장 애매한 상황이 이런 경우일 것 같습니다.

직원의 업무속도가 너무 느립니다.

같은 실수를 반복합니다.

고객 응대도 기대에 미치지 못합니다.

사장님 입장에서는,

“이 정도면 우리 가게와 맞지 않는 것 같은데.”

라는 판단을 할 수 있습니다.

그런데 해고사유를 통지서에,

“업무능력 부족”

이라고 한 줄만 적고 끝내면 나중에 문제가 생길 수 있습니다.

왜 능력이 부족하다고 판단했는지 근로자가 알기 어렵기 때문입니다.

저라면 먼저 기록을 보겠습니다.

어떤 업무를 맡겼는지.

어떤 기준을 알려줬는지.

실수가 언제 반복됐는지.

교육이나 개선요청을 했는지.

그 후에도 어떤 문제가 계속됐는지를 확인합니다.

그리고 실제 해고사유를 적을 때도 그 자료와 연결합니다.

그렇다고 해고통지서를 판결문처럼 길게 써야 하는 것은 아니다

여기서는 반대로 과하게 생각할 수도 있습니다.

“해고사유를 구체적으로 써야 한다니까 몇 페이지짜리 조사보고서를 만들어야 하나?”

라고 생각할 수 있습니다.

그 정도까지 항상 필요한 것은 아닙니다.

대법원은 근로자의 입장에서 해고사유가 무엇인지 구체적으로 알 수 있어야 한다고 보고 있습니다.

특히 징계해고라면 해고의 실질적인 이유가 되는 구체적인 사실이나 비위내용을 적는 것이 원칙입니다.

다만 근로자가 이미 징계절차 등에서 어떤 사실이 문제되는지 구체적으로 알고 있었고 충분히 대응할 기회가 있었다면, 통지서의 사유가 다소 축약되어 있다고 해서 반드시 제27조 위반이 되는 것은 아니라는 판례도 있습니다. (대법원 사이트)

저는 그래서 해고사유를 적을 때,

너무 모호하지 않게, 그렇다고 확인되지 않은 이야기를 길게 늘어놓지도 않게

쓰는 것이 중요하다고 생각합니다.

“근무 태도 불량”만 적으면 왜 애매할까?

예를 들어 통지서에 이렇게만 적었다고 해보겠습니다.

해고사유: 근무태도 불량

직원 입장에서는 어떤 행동을 말하는지 알기 어렵습니다.

지각 때문인지,

고객 응대 때문인지,

상사의 지시를 따르지 않았다는 것인지,

결근 때문인지 알 수 없습니다.

조금 더 명확하게 관리한다면,

“2026년 7월 ○일, ○일 및 ○일의 무단결근과 이에 대한 ○월 ○일의 시정요구 이후에도 동일한 복무 위반이 반복된 사실”

처럼 실제 확인된 사실과 연결할 수 있습니다.

물론 이런 문구를 그대로 복사하는 것이 중요한 것은 아닙니다.

실제 기록과 맞아야 합니다.

없는 경고를 있었던 것처럼 적거나, 확인되지 않은 일을 사실처럼 적는 것이 오히려 더 위험합니다.

해고시기도 정확한 날짜를 적는 것이 좋다

해고사유만큼 중요한 것이 해고시기입니다.

예를 들어,

“이번 달 말까지 근무.”

라고만 적을 수 있습니다.

의미는 대략 알 수 있습니다.

하지만 저는 가능하면 날짜를 정확하게 쓸 것 같습니다.

“2026년 9월 30일을 마지막으로 근로관계가 종료됩니다.”

처럼 말입니다.

왜냐하면 퇴직일은 이후 여러 계산과 연결되기 때문입니다.

마지막 급여.

퇴직금.

연차 정산.

퇴직 후 14일 금품청산.

사회보험 관련 처리.

이런 일정의 기준이 됩니다.

“즉시 해고”라고 쓰는 것도 날짜를 같이 적고 싶다

통지서에,

해고시기: 즉시

라고 적는 경우도 있을 수 있습니다.

그런데 몇 달 뒤 이 문서만 보면 정확히 어느 날 근로관계가 끝났는지 다시 확인해야 합니다.

저라면,

“본 통지가 도달한 2026년 ○월 ○일부로 근로관계를 종료한다.”

또는 실제 적용하려는 구조에 맞게 특정 날짜를 명시할 것 같습니다.

해고통지서는 나중에 다시 봐도 같은 날짜를 알 수 있어야 관리하기 쉽습니다.

해고예고 30일과 서면통지는 서로 다른 문제다

이 부분이 가장 많이 헷갈릴 수 있습니다.

앞에서 정리했던 근로기준법 제26조는 해고하려면 원칙적으로 30일 전에 예고하거나, 그러지 못하면 30일분 이상의 통상임금을 지급하도록 합니다. (법제처)

반면 제27조는 해고사유와 해고시기의 서면통지를 요구합니다. (법제처)

저는 두 조항을 이렇게 나누어 기억하는 게 좋다고 생각합니다.

제26조 = 언제 미리 알려줘야 하는가

제27조 = 무엇을 어떤 형태로 알려줘야 하는가

목적이 다릅니다.

30일 전에 말했어도 서면이 없으면 문제가 될 수 있다

예를 들어 사장님이 8월 1일에 직원에게 말합니다.

“9월 1일까지 일하고 퇴사해주세요.”

30일 전에 미리 말했습니다.

그러면 해고예고 문제는 검토할 수 있습니다.

하지만 5인 이상 사업장에서 말로만 통보했다면 제27조의 서면통지 문제는 별도로 남을 수 있습니다.

현행 제27조는 서면으로 해고사유와 해고시기를 통지해야 하고 그 서면통지에 따라야 해고의 효력이 있다고 명시합니다. (법제처)

그래서 저는,

“30일 전에 알려줬으니 끝.”

이라고 생각하지 않을 것 같습니다.

반대로 30일치 예고수당을 줬어도 서면통지는 확인해야 한다

이번에는 오늘 바로 직원을 해고하면서 30일분 통상임금도 지급했다고 해보겠습니다.

제26조의 해고예고 문제는 처리했을 수 있습니다.

하지만 5인 이상 사업장이라면 여전히 제27조의 서면통지를 따로 봐야 합니다.

30일분 돈을 지급했다고 해서,

“왜 해고되는지, 언제 해고되는지”

를 서면으로 알릴 의무까지 없어지는 것은 아닙니다.

결국 해고예고수당과 서면통지는 서로 대신하는 제도가 아닙니다.

다만 하나의 문서로 두 기준을 함께 관리할 수는 있다

다행히 서류를 무조건 두 장 만들어야 하는 것은 아닙니다.

근로기준법 제27조 제3항은 제26조에 따른 해고예고를 할 때 해고사유와 해고시기를 명시해 서면으로 했다면 제27조의 통지를 한 것으로 본다고 규정합니다. (법제처)

그래서 저는 해고예고서를 따로 만들기보다 처음부터 한 문서에 필요한 내용을 모두 넣을 것 같습니다.

통지일

해고사유

해고 예정일

해고예고 관련 내용

을 같이 적습니다.

하나의 제대로 된 문서가 여러 애매한 메시지보다 관리하기 쉽습니다.

이메일로 보내면 서면통지가 아닌 걸까?

요즘은 종이 문서를 직접 전달하기 어려운 경우도 있습니다.

직원이 출근하지 않고 있거나 원격근무를 할 수도 있습니다.

이럴 때 이메일로 해고통지서를 보내도 되는지 궁금할 수 있습니다.

대법원은 이메일이라고 해서 항상 서면통지로 인정되지 않는 것은 아니라고 본 판례가 있습니다.

사용자의 해고 의사가 명확하게 확인되고, 이메일에 해고사유와 해고시기가 구체적으로 적혀 있으며, 근로자가 실제 수신해 해고에 대응하는 데 문제가 없는 등 제27조의 기능을 충분히 수행했다면 전자문서인 이메일도 유효한 서면통지가 될 수 있다고 판단했습니다. (대법원 사이트)

다만 저는 중요한 해고사안을,

“카카오톡 한 줄 보냈으니 서면통지 완료.”

라고 쉽게 판단하지는 않을 것 같습니다.

전달 방식이나 내용에 따라 다툼이 생길 수 있기 때문입니다.

중요한 것은 보냈다는 사실보다 도달했는지도 확인하는 것이다

통지서를 작성해서 책상 서랍에 넣어두면 아무 의미가 없습니다.

직원에게 전달되어야 합니다.

예를 들어 등기우편으로 보냈다면 발송일뿐 아니라 언제 도달했는지도 확인하고 싶습니다.

이메일이라면 수신 여부를 확인합니다.

직접 전달했다면 직원의 수령 확인을 남길 수도 있습니다.

저라면 퇴사·해고 관련 폴더에,

해고통지서 최종본

과

직원에게 전달되었다는 기록

을 같이 보관할 것 같습니다.

직원이 통지서 받기를 거부하면 어떻게 할까?

현장에서는 직원이 감정적으로,

“그런 거 안 받습니다.”

라고 할 수도 있을 것 같습니다.

이럴 때 사업주가 억지로 서명을 받으려고 실랑이를 하는 것은 좋은 방법이 아닐 수 있습니다.

저라면 교부를 시도한 사실과 이후 전달방법을 객관적으로 남길 수 있는 방식을 검토할 것 같습니다.

예를 들어 등기우편이나 적절한 전자문서 전달 등을 고려할 수 있습니다.

중요한 분쟁 가능성이 있다면 전달 방식 자체도 노무사나 변호사에게 확인하는 것이 더 안전합니다.

직원의 서명이 있어야 해고가 효력이 있는 것은 아니다

해고통지서에 직원이 서명하지 않았다고 해서 무조건 해고가 성립하지 않는다고 생각하는 것도 조심해야 합니다.

서명은 수령 사실을 확인하는 자료로는 유용합니다.

하지만 직원이 해고에 ‘동의’해야 해고가 되는 구조와 해고통지는 다릅니다.

해고는 사용자의 일방적인 근로관계 종료이기 때문입니다.

그래서 저는 수령확인 서명을,

“해고에 동의한다는 서명”

처럼 만들지 않을 것 같습니다.

단순히 문서를 받은 사실을 확인하는 용도로 구분하는 편이 낫습니다.

직원의 소명도 기록해두는 편이 좋다

징계나 업무상 문제 때문에 해고를 검토한다면 사업주가 알고 있는 사실만 적는 것보다 직원 설명도 들어보는 편이 좋습니다.

예를 들어 무단결근이라고 생각했는데 직원은 사전에 관리자에게 연락했다고 주장할 수 있습니다.

재고 분실 책임이 직원에게 있다고 생각했지만 CCTV를 확인하니 다른 원인이 있을 수도 있습니다.

저라면 해고를 결정하기 전에 직원에게 사실을 확인할 기회를 주고 그 내용도 기록할 것 같습니다.

법률적인 판단을 떠나서라도 잘못된 사실로 해고하는 위험을 줄일 수 있기 때문입니다.

보호기간에 해당하는지도 먼저 확인해야 한다

5인 이상 사업장에서는 일반적인 해고 검토 전에 근로기준법 제23조의 보호기간 문제도 확인해야 합니다.

예를 들어 업무상 부상이나 질병으로 요양하기 위해 휴업한 기간과 그 후 일정 기간, 출산전후휴가와 관련된 기간 등에는 해고 제한 규정이 있습니다.

그래서 저는 직원이 현재 휴직이나 산업재해 요양, 출산 관련 휴가 중이라면 일반적인 해고통지서를 먼저 만들지 않을 것 같습니다.

해당 보호규정과 예외를 별도로 검토합니다.

이런 경우는 단순 체크리스트보다 노무·법률 전문가 검토를 받는 편이 훨씬 안전합니다.

경영상 이유의 해고는 또 별개의 요건이 있다

매출이 떨어져 직원을 줄여야 하는 경우도 있습니다.

사장님 입장에서는,

“직원 잘못이 아니라 회사가 어려운 것이니 오히려 해고가 쉬운 것 아닌가?”

라고 생각할 수도 있습니다.

하지만 근로기준법에는 경영상 이유에 의한 해고와 관련한 별도의 규정이 있습니다.

그래서 단순히 통지서에,

“회사 경영상 사정으로 해고함.”

이라고 적는 것만으로 모든 요건을 충족한다고 생각하면 안 됩니다.

저라면 경영상 해고라면 일반 징계해고와 같은 체크리스트로 처리하지 않고 별도로 검토할 것 같습니다.

취업규칙에 징계 절차가 있다면 그것도 확인한다

직원이 열 명 이상인 사업장이라면 취업규칙이 있고 징계 관련 절차가 정해져 있을 수 있습니다.

예를 들어,

징계위원회를 열도록 되어 있거나,

소명 기회를 주도록 되어 있거나,

경고 → 정직 → 해고처럼 단계가 정해져 있을 수 있습니다.

회사 스스로 정한 절차가 있는데 그것을 전혀 따르지 않고 바로 해고했다면 또 다른 문제가 생길 수 있습니다.

그래서 저는 해고통지서 작성 전에 취업규칙을 먼저 검색할 것 같습니다.

‘징계’

‘해고’

‘복무’

같은 단어를 찾아봅니다.

해고통지서에는 확인된 사실만 적고 싶다

직원과 관계가 좋지 않게 끝나면 통지서에 많은 이야기를 쓰고 싶을 수도 있습니다.

“평소 책임감도 없고 동료와도 관계가 나쁘며…”

같은 표현이 들어갈 수 있습니다.

하지만 이런 평가가 해고의 실제 근거가 아니라면 오히려 문서를 복잡하게 만들 수 있습니다.

저라면,

실제로 해고결정의 근거가 된 사실

과

그 사실에 연결되는 규정

위주로 적을 것 같습니다.

확인되지 않은 소문이나 다른 직원의 개인정보까지 통지서에 넣지 않습니다.

증빙자료는 별도로 보관합니다.

해고통지서는 ‘사실 → 근거 → 날짜’ 순서가 이해하기 쉽다

저라면 문서를 아주 복잡하게 만들지는 않을 것 같습니다.

구조를 단순하게 합니다.

먼저 어떤 사실 때문에 해고를 검토했는지 적습니다.

그다음 관련된 취업규칙이나 근로계약의 기준이 있다면 연결합니다.

마지막으로 정확한 해고일을 적습니다.

예를 들면 구조는 이런 느낌입니다.

확인된 사실

○월 ○일과 ○월 ○일에 발생한 ○○ 사실

관련 기준

취업규칙 제○조 ○○ 의무

해고일

2026년 ○월 ○일

중요한 것은 이런 틀을 복사하는 것이 아니라 실제 사실과 문서가 서로 일치하는 것입니다.

해고통지서와 마지막 급여정산은 같이 준비하는 편이 좋다

해고가 결정되면 직원의 퇴직처리도 시작됩니다.

마지막 근무시간을 확정해야 합니다.

발생한 임금과 수당도 계산해야 합니다.

퇴직금 대상 여부도 확인해야 합니다.

연차 관련 정산이 있다면 그 부분도 봅니다.

근로기준법 제36조의 퇴직 후 금품청산 기한도 확인해야 합니다.

그래서 저는 해고통지서만 먼저 만들고 급여정산은 나중에 생각하지 않을 것 같습니다.

해고 통지 준비

와

퇴직 정산 준비

를 동시에 시작합니다.

해고했다고 근로계약서와 근태자료를 버리면 안 된다

해고가 끝나면 관련 자료를 보기 싫을 수도 있습니다.

하지만 오히려 그때부터 기록이 중요할 수 있습니다.

5인 이상 사업장 근로자는 부당해고 등이 있었다고 생각하면 노동위원회에 구제를 신청할 수 있는 제도가 있습니다. 현행 근로기준법 제28조는 부당해고 등이 있었던 날부터 3개월 이내 구제신청을 할 수 있도록 규정합니다. (법제처)

그래서 저는 해고 관련 폴더에 최소한 다음 자료를 같이 보관하고 싶습니다.

• 근로계약서
• 적용 취업규칙
• 근태기록
• 업무지시 및 평가자료
• 경고·소명 기록
• 해고통지서
• 통지 도달 자료
• 최종 임금명세서
• 급여·퇴직금 지급자료

나중에 기억만으로 설명하지 않아도 됩니다.

제가 5인 이상 사업장에서 해고를 검토한다면 이 순서로 볼 것 같다

첫째, 현재 사업장이 실제로 상시 5인 이상인지 확인합니다.

둘째, 근로관계 종료가 정말 해고인지 확인합니다.

셋째, 해고를 정당화할 수 있는 구체적인 사실과 자료가 있는지 봅니다.

넷째, 근로자가 보호기간에 해당하지 않는지 확인합니다.

다섯째, 취업규칙이나 징계절차를 확인합니다.

여섯째, 직원의 설명과 관련 자료를 대조합니다.

일곱째, 해고사유와 정확한 해고일을 정리합니다.

여덟째, 제26조의 30일 해고예고 또는 예고수당 문제를 확인합니다.

아홉째, 해고사유와 해고시기가 들어간 서면통지를 준비합니다.

열째, 문서가 실제 근로자에게 전달되었다는 기록을 남깁니다.

마지막으로 최종 급여와 수당, 연차, 퇴직금을 별도로 정산합니다.

이렇게 순서대로 보면 해고통지서는 사실 맨 마지막에 가까운 문서라는 생각이 듭니다.

그 전에 확인해야 할 내용이 훨씬 많기 때문입니다.

결국 중요한 것은 ‘종이 한 장’보다 그 전에 있었던 기록이다

5인 이상 사업장의 해고서면통지를 처음 접하면,

“해고통지서 양식만 잘 만들면 되겠구나.”

라고 생각하기 쉽습니다.

하지만 저는 반대라고 생각합니다.

통지서 한 장을 아무리 그럴듯하게 만들어도 앞선 근태기록과 업무지시, 취업규칙, 직원의 설명과 맞지 않는다면 좋은 해고관리라고 보기 어렵습니다.

반대로 평소 기록이 잘 되어 있다면 해고통지서는 오히려 간단해집니다.

어떤 일이 있었는지.

어떤 규정과 연결되는지.

언제 근로관계가 종료되는지.

이 세 가지를 확인된 자료를 바탕으로 정리하면 되기 때문입니다.

현행 근로기준법 제27조는 해고사유와 해고시기를 서면으로 통지하고, 그 서면통지에 따라야 해고의 효력이 있다고 명확히 정하고 있습니다. (법제처) 대법원 역시 그 취지를 근로자가 자신의 해고사유를 알고 적절하게 대응할 수 있도록 하는 데서 찾고 있습니다. (대법원 사이트)

그래서 저는 직원을 해고해야 하는 상황이 왔다면 통지서를 쓰기 전에 먼저 이렇게 물어볼 것 같습니다.

“내가 이 직원에게 왜 해고되는지 자료를 보여주면서 설명할 수 있는가?”

그리고,

“정확히 어느 날짜에 근로관계가 끝나는지 한 문장으로 말할 수 있는가?”

두 질문에 명확하게 답할 수 있어야 해고통지서도 제대로 작성할 수 있다고 생각합니다.

※ 이 글은 2026년 8월 25일 현재 시행 중인 근로기준법과 공개된 대법원 판례를 바탕으로 작성한 일반적인 정보입니다. 징계해고·경영상 해고·보호기간 중 해고·전자문서 통지·취업규칙상 징계절차 등은 구체적인 사실관계에 따라 결론이 달라질 수 있으므로 실제 해고를 진행하는 경우에는 고용노동부 또는 공인노무사·변호사의 개별 검토를 받는 것이 좋습니다.